குறித்த மாநகர சபையில் பணிபுரியும் ஊழியர்கள் சிலர் இந்த கட்டிடத்தின் கூரைப்பகுதியின் மேல் வளர்ந்துள்ள மரக்கிளையை அகற்றும் போதே இந்த ஆவணங்களை கண்டெடுத்துள்ளனர்.
பஸ்கள், வீடுகள் போன்ற இடங்களில் திருடப்பட்ட இவற்றை திருடியவர்கள் அப்பகுதியில் எறிந்துவிட்டு சென்றிருக்கலாமென்று பொலிஸார் தெரிவித்தனர் .
குறித்த ஆவணங்களை உரிமையாளர்களிடம் ஒப்படைக்கும் பணியில் பொலிஸார் ஈடுபட்டுள்ளமை குறிப்பிடத்தக்கது .